Rimborso dei biglietti aerei: diritti dei passeggeri e procedure

Gli spostamenti in aereo sono oggi una modalità di viaggio largamente diffusa, ma non esente da imprevisti. Voli cancellati, ritardi consistenti o negato imbarco sono situazioni che molti passeggeri si trovano ad affrontare.

In questi casi, la legge non lascia il viaggiatore privo di strumenti: esistono normative europee che regolano in modo preciso quando e come richiedere il rimborso del biglietto aereo, offrendo tutele e, in alcune circostanze, anche compensazioni economiche.

In questo articolo si approfondiranno i principali diritti dei passeggeri, i criteri che danno accesso al rimborso, le modalità per avviare una richiesta formale, le tempistiche da rispettare e le eccezioni legate a situazioni straordinarie come la pandemia da COVID-19.

Saranno inoltre forniti consigli pratici per evitare gli errori più comuni e ottenere quanto dovuto in tempi ragionevoli.

Quando si ha diritto al rimborso del biglietto aereo

I casi in cui è possibile ottenere il rimborso del biglietto aereo sono disciplinati dal Regolamento (CE) n. 261/2004 del Parlamento Europeo, una normativa che tutela i passeggeri all’interno dell’Unione Europea.

Tra le situazioni più comuni che danno diritto al rimborso rientrano:

Cancellazione del volo senza adeguato preavviso (meno di 14 giorni), se il passeggero decide di non accettare un volo alternativo.
Ritardo superiore a tre ore, con conseguente rinuncia al viaggio da parte del passeggero.
Negato imbarco per cause imputabili alla compagnia, come l’overbooking.

In tutti questi casi, il passeggero può scegliere tra un volo alternativo o il rimborso integrale del prezzo pagato per la tratta non effettuata.

Importi e compensazioni previste dalla normativa

Oltre al rimborso, i passeggeri possono avere diritto a una compensazione economica, calcolata in base alla distanza della tratta e indipendentemente dal costo del biglietto. Il Regolamento europeo stabilisce i seguenti importi:

250 euro per voli con distanza pari o inferiore a 1.500 chilometri
400 euro per voli intracomunitari oltre 1.500 chilometri o per tratte internazionali tra 1.500 e 3.500 chilometri
600 euro per tutti i voli con una distanza superiore a 3.500 chilometri

La somma può essere ridotta della metà se al passeggero viene offerto un volo alternativo con un arrivo in orario molto simile a quello inizialmente previsto. È importante notare che la compensazione non è automatica: va richiesta in modo formale e può essere negata in presenza di circostanze eccezionali (eventi meteorologici, scioperi, emergenze sanitarie).

Come richiedere il rimborso: procedura step by step

Per sapere come richiedere il rimborso del biglietto aereo in modo corretto, è utile seguire una procedura ben definita:

Contattare la compagnia aerea: è preferibile utilizzare i canali ufficiali (moduli online, e-mail o PEC) per inviare la richiesta.
Compilare i moduli previsti: alcune compagnie mettono a disposizione form specifici, altrimenti si può utilizzare il modulo standard dell’Unione Europea.
Allegare la documentazione: biglietto, carta d’imbarco, ricevute di pagamento e qualsiasi comunicazione ricevuta dalla compagnia sono essenziali.
Monitorare i tempi di risposta: le compagnie sono tenute a rispondere entro un periodo ragionevole, di solito 30 giorni.

In caso di mancata risposta, il passeggero può rivolgersi a un ente di tutela come ENAC o presentare un reclamo ufficiale.

Tempistiche per presentare la richiesta di rimborso

Ogni Stato membro stabilisce una scadenza entro cui è possibile presentare il reclamo. In Italia, il termine per richiedere un rimborso per volo cancellato o ritardato è di due anni dalla data prevista del volo.

Tuttavia, alcune compagnie indicano limiti inferiori nelle proprie condizioni generali: è quindi consigliabile inviare la richiesta il prima possibile, per non rischiare di perderne il diritto.

Rimborso in caso di COVID-19 e altre emergenze

Durante la pandemia, molti voli sono stati cancellati per decisioni governative o motivi sanitari. In tali casi, i passeggeri mantengono il diritto a ottenere un rimborso monetario.

Spesso le compagnie propongono voucher come alternativa, ma si tratta di una scelta opzionale: nessun passeggero è obbligato ad accettare un buono al posto della restituzione del denaro.

Anche in caso di calamità naturali o eventi eccezionali, se il volo è stato cancellato dalla compagnia, il diritto al rimborso del biglietto aereo rimane valido.

Cosa fare se la compagnia aerea rifiuta il rimborso

Se la compagnia aerea nega il rimborso o non risponde entro un tempo congruo, è possibile intraprendere una delle seguenti azioni:

Presentare reclamo all’ENAC, l’ente nazionale che vigila sul rispetto dei diritti dei passeggeri.
Utilizzare la piattaforma ODR della Commissione Europea per la risoluzione alternativa delle controversie.
Avvalersi della mediazione o di un avvocato nei casi più complessi.

Spesso, la semplice comunicazione con un’associazione dei consumatori o l’invio di una diffida formale può sbloccare la situazione.

Come ottenere il rimborso di tasse e supplementi

Anche se il biglietto acquistato è “non rimborsabile”, il passeggero ha comunque diritto alla restituzione di tasse aeroportuali, oneri di sicurezza e supplementi carburante, nel caso in cui non abbia utilizzato il volo.

Molte compagnie prevedono moduli specifici per queste richieste, accessibili via sito web. I rimborsi vengono solitamente effettuati sul metodo di pagamento originale entro 30 giorni.

Diritti in caso di acquisto tramite agenzia o sito terzo

Chi ha acquistato il biglietto, magari perché per esempio deve andare ad acquistare gioielli, ma anche diamanti usati, tramite portali online o agenzie di viaggio, deve inoltrare la richiesta di rimborso attraverso l’intermediario. Tuttavia, la compagnia aerea resta responsabile per quanto riguarda le condizioni di trasporto.

È importante leggere con attenzione le clausole contrattuali, soprattutto per quanto riguarda commissioni, costi nascosti o tempi di elaborazione del rimborso.

Consigli pratici e errori da evitare

Ecco alcune raccomandazioni per evitare ritardi e problemi nella richiesta di rimborso:

Conservare tutti i documenti di viaggio: ricevute, conferme di prenotazione e comunicazioni ufficiali.
Inviare la richiesta per iscritto e in modo tracciabile (PEC o e-mail certificata).
Non farsi indurre ad accettare un voucher se si preferisce il rimborso in denaro.
Agire entro i termini previsti, senza rimandare troppo la richiesta.
Diffidare da servizi a pagamento non ufficiali: il procedimento può essere gestito direttamente con la compagnia.

Conoscere i propri diritti e sapere come richiedere il rimborso del biglietto aereo è il primo passo per ottenere ciò che spetta di diritto. Le normative europee sono chiare, ma serve attenzione nella procedura per evitare che la richiesta venga respinta per vizi formali.